쉬운 무역 실무 - 수출입서류검토 및 부도예방법

국제통상, 국제무역,  오늘은 수출입서류수출입서류검토 및 부도예방법 입니다. 

 

 

수출입서류 작성요령

 

1. 개요

무역거래에서 요구하는 서류는 크게 금융서류와 상업서류로 구분할 수 있다. 금융서류는 환어음, 약속어음, 수표 등이 해당된다. 상업서류는 필수서류 부속서류로 나눌 수 있는데, 전자에는 상업송장, 운송서류, 보험증권 등이 있고, 후자에는 포장명세서, 원산지증명서, 세관송장 등 그 종류가 다양하다.

 

2. 작성원칙

상업서류는 거래당사자에 따라 요구하는 종류와 형식이 다르기 때문에 작성에 신중을 기해야 하는데 일반적으로 반드시 준수해야 하는 내용은 규정된 일자와 금액이다. 신용장 상에 가장 중요한 일자는 선적기일이다. 이는 국내 거래시 납기에 해당되는 것으로 수입상과의 약속한 납기를 제대로 준수했느냐를 판단하는 기준이다. 수입상에게 있어 선적기일은 제때에 물건을 판매하기 위한 최소한의 조건이며 한번 정해지면 조건변경이 힘들다는 점을 감안하여 오더를 받을때부터 생산시설과 원자재 조달상황을 감안해서 선적일자를 정해야 한다. 서류를 잘 작성하고 제품을 제때 선적했더라도 유효기기일내에 매입을 하지 않으면 대금회수에 문제가 발생하게 된다. 제때에 네고를 하기 위해 시간과 비용을 절감할 수 있는 인터넷 네고 등에 당연히 관심을 가져야 하고 미리 서류를 준비하는 업무처리 습관이 필요하다. 어음금액, 송장금액, 수출신고필증등 모든 서류 상호간에 모순이 없어야 하는데 금액이 특히 중요하다. 여기서 기준이 되는것은 신용장에서 명기된 금액이기 때문에 이를 기준으로 작성하는 것이 효과적이다. 이밖에 작성한 서류의 문면이 요구하는 조건과 일치해야 하며 통수와 원본여부도 위반해서는 안된다.

원본은 수출상이 직접 작성하는 상업송장과 포장명세서 등은 반드시 'Original'이라는 표시와 필요한 경우 서명이 들어가야 한다. 별도의 발행기관이 있는 보험증권, 원산지증명서 등은 발급처의 원본양식이면 원본요건을 충족한 것으로 본다. 신용장상에 특별한 명기가 없는 한 요구하는 서류는 사본으로 간주되며 여기에는 서명이 필요없다. 또한 여러 통의 서류를 요구하는 경우에 별도의 명시가 없는한 원본은 1통만 제출하고 나머지는 사본으로 제시해도 된다. 부본 (copy)을 요구하는 경우에는 주의해야 할 점이 있다. 부본은 해당서류를 작성할 권한을 갖고 있는 자가 지정된 부본양식에 의해 작성한 것을 의미하는 것으로 복사한 것과 다르다. 통상 참고용으로 사본 (photocopy, 복사기로 만든 것)을 요구하는 경우가 많은데 이는 발행권자에 의해 작성되지 않았더라도 인정 된다. 

신용장상 수량, 금액, 단가는 About, Circa, Approximately, Round, Provisional등이 단어가 사용된 경우에 한해 10% 과부족이 허용되는 것으로 간주되지만 벌크화물에만 적용된다. 실제로 과부족을 불허하는 문구가 있꺼나 포장단위나 개개품목에 대한 수량이 숫자로 명기된 경우에는 정확히 일치해야 한다. 특히 신용장상에 5% 과부족을 허용하더라도 어음발행 금액은 신용장 금액을 초과할 수 없음으로 5%를 더 선적한 경우라도 어음금액은 신용장 금액과 일치해야 한다. 초과금에 대한 금액은 수입상과의 협의를 통해 송금방식으로 처리하는 것이 현명하다. 부족한 경우 해당금액만큼 환어음을 발행하면 된다. 신용장 상에 명시하지 않은 서류를 제시한 경우 은행은 심사하지 않으며 서류의 명칭을 명시하지 않은 채 조건만 나열한 경우에도 그런 조건이 기재되지 않은 것으로 간주된다. 

 

3. 환어음

환어음(bill of exchange)은 채권자 (수출상)이 채무자에게 일정 기일에 일정장소에서 어음상의 금액을 어음의 소지인이나 지시인에게 무조건 지급할 것을 위탁하는 요식증권이다. 이 증권은 수출상이 수입상으로 부터 곧바로 대금을 결제받는 송금방식에는 필요가 없으며 일부 신용장과 추심방식에서만 이용된다. 특히 신용장 결제방식에서도 인수방식과 매입방식에 주로 이용되며 모든 신용장 거래에 사용되는 것은 아니다. 환어음은 유럽지역과 같이 특별히 요구되지 않는한 발행하지 않으며 통상 어음은 2세트로 발행된다. 은행의 표준양식을 사용하는것이 일반적이지만 업체 제작의 소정양식을 사용해도 무방하다. 

환어음을 발행할 때에는 환어음 기간, 환어음 지급인 (drawnon), 환어음의 발행근거 등을 표시해야 한다. 인수신용장인 경우 환어음의 지급인은 인수은행이며 매입신용장은 개설은행, 또는 개설은행으로 부터 지급을 위탁받은 상환은행(결제은행)이 지급인이 된다. 추심방식의 수입상이 지급인이 된다. 제출된 어음이 기한부로 신용장에 이자지급 문헌이 존재하면 실무적으로는 이자에 대해 별도의 환어음을 발행한다. 은행은 환어음 심사시 환어음의 발행인, 지급인, 지급지, 발행은행, 수취인, 신용장번호, 환어음 통수, 만기일 표시 등이 신용장 등 발행 근거와 일치하는지와 제출된 인감이 신고된 인감과 같은지도 확인한다. 

 

4. 상업송장

상업송장은 수출상이 수입상 앞으로 작성하는 물품명세서이자 대금청구서의 기능을 한다. 또한 상업송장은 거래내용을 입증하고 수출자가 거래내용을 이행하였음을 증명하는 서류기도 하다. 상품명세서 (상품명, 수량, 단가, 원산지, 가격조건 등)는 신용장상의 명세와 일치해야 하며 상업송장은 요구조건에 따라 서명여부를 결정한다. 상업송장 작성 시 주의할 점은 신용장에 나와 있는 상품의 명세와 일치해야 한다는 것이다. 특히 명세에 대한 주관적 해석은 금해야 하며 별도의 명시가 없는 한 신용장의 금액을 초과해서는 안된다. 또한 화인(shipping mark)는 기타의 운송서류와 일치해야 한다. 한편 미국으로 수출하는 경우 상업송장상 seller란 우측상단에 MID코드를 기재해야 한다. MID 코드는 미국 재무성이 상업송장이 세관송장의 역할까지 대신 하도록 첨부한 것으로 영어대문자와 아라비아 숫자로 고유번호를 기재해야 한다. 

 

5. 선화증권

운성서류는 그 경로에 따라 해상운송서류, 항공운송서류, 육상운송서류, 복합운송서류 등으로 구분된다. 이중 선화증권은 운송업자가 화주와의 해상운송계약에 근거하여 발행하는 유가증권이다. 또한 운송회사가 운송할 물품을 수령하였다는 증빙이며 선적여부를 나타내는 증명서 역할을 한다. 유가증권이라는 의미는 선적한 물품의 소유 여부를 나타내며 배서양도에 의해 화물을 인도할 수 있다는 것도 의미한다. 무역은 원격지 거래라는 특성상 직접 물건을 인도하지 못하지만 그 차선책으로 선적시한을 명기하는데 이에 대한 준수 여부는 선화증권 발급일자(선적일자)로 판단한다. 또한 선주화 화주간의 운송계약에 대한 증빙역하을 수행 하는 것도 선화증권의 기능이다. 법적으로 선화증권은 요인증권, 요식증권, 유통증권의 기능을 갖고 있다. 

요인증권은 물건을 선적했거나 수취했다는 의미에서 발행되는 것이며, 필수적인 기재사항이 정해져 있다는 의미에서 요식증권이라고도 한다. 선화증권을 소지하고 있는 사람이 물건의 인도를 요구할 수 있다는 점에서 유통증권의 기능을 하는 것이다. 선화증권은 요구된 전통이 제시되어야 하며 일반적으로 본선적재 표시가 있어야 한다. 용선선화증권, 범선선화증권, 고장부선화증권은 수리가 되지 않으며 환적과 분할선적 등의 조건을 충실히 이행해야 한다. 

선화증권이 수화인(consignee)은 물품의 인수하는 당사자를 의미하며 신용장 거래에서는 신용장 개설은행이나 신용장 개설의뢰인이 되며 추심이나 송금방식에는 수입상이 된다. 신용장 조건에 수화인을 명기하는 경우 기명식 선화증권이 발행되며 지시식은 신용장상에 'order of~' 또는 'to order ~'라고 표시 된다. 부지약관이 들어 있는 선화증권은 물품의 손해에 대한 운송인의 책임을 면책한 것으로 특별히 금지하지 않는 한 수리된다. 환적은 일반적으로 아무런 명시가 없는한 금지되는 것으로 해석되나 선화증권이 전항로를 하나의 선화증권이 커버하면서 컨테이너ㅓ에 의해 물품을 운송하는 경우 수리가 가능하다. 한편 착화통지처는 선박회사가 물건이 도착하였을때 알려주는 대상으로 대부분 실제 수입상이 된다. 

 

6. 운송관련 서류

컨테이너나 팔렛트 등 운송도구의 표준화가 진행되면서 2가지 이상의 서로 다른 운송수단에 의해 최초 출발지부터 최종 목적지까지 일관되게 운송되는 방식을 말한다. 복합운송 서류가 수리되기 위해서는 운송인, 복합운송인, 운송인이나 복합운송인을 대행하는 대리인의 발행과 서명이 있어야 한다. 상품이 수탁 (taken in charge)되었다는 표시가 있어야 하며 신용장에서 표시한 선적항과 양륙항 등을 표시하고 있어야 한다. 

항공화물운송장(air waybill)은 물품의 수령을 증명하는 서류로 단순한 화물수취증일 뿐 선화증권과 같은 유가증권은 아니다. 항공화물운송장은 비유통식이기 때문에 항상 기명식으로 발행되며 수취시점에서 발행된다는 점에서 선화증권과 다르다. 그러나 물품 수령인이며 요인증권이자 요식증권이라는 측면에서는 공통점이 있다. 항공화물운송장은 여러 화주로 화물을 수집한 운송중개인이 화주에게 발행하는 것을 house airwaybill라고 하며 항공회사가 운송중개인에서 발행하는 것을 Master airwaybill이라고 한다. 항공화물운송장이 갖춰야 할 요건은 인수표시, 실제발송일자, 운송인 서명, 운송 대리인의 자격 및 서명, 출발 및 도착항공 표시 등 이며 매입시 전통이 제시되는 선화증권과 달리 수화인용 1통만 제시 등이다. 또한 기명식으로 발행되어 담보권 행사가 불가능하기 때문에 서류매입시 대금회수 가능성과 수출상의 신용상태 파악에 보다 신중한 입장을 취해야 된다.

7. 보험서류

수출사가 보험가입 의무가 있는 인코텀스조건(CIF, CIP 등)인 경우에만 매입의 필수서류다. 보험서류는 보험증권과 보험증명서 형태로 발행되는데 특별한 구분이 없이 매입서류로 인정된다. 보험증권은 건별로 발행되며 보험증명서는 일정기간 보험가입 대상을 추정하여 미리 발급되는 것이다. 보험서류가 매입서류로서 하자가 없으려면 요구된 전통이 제시되고 보험회사와 그 대리인에 의해 정당 하게 발행되어야 한다. 

보험중개업자자가 발행한 부보각서 (Cover note)는 별도의 명시가 없는 매입서류가 인정되지 않으며 증권상 통화는 신용장에 표시된 통화와 일치해야 한다. 부보일자는 선적일자보다 앞서야 하지만 소급문언이 있거나 소급약관인 "Lost or not Lost clause 또는 warehouse to warehouse' 표현이 있는 경우에는 예외가 된다. 별도의 표시가 없더라도 가액은 CIF나 CIP 금액에 10%를 더한 금액이어야 하며 선박명, 선적항, 양륙항, 제조건과 담보범위가 신용장과 일치해야 한다. 

8. 기타서류

포장명세서, 검사증명서, 원산지증명서 (C/O), 영사송장 등은 지정된 발급기관에서 발급되어야 하며 신용장 및 상업송장의 상품명세와 일치해야 한다. 발행조건에 특별한 조건이 있는 경우에는 그에 대한 이행여부를 미리 확인하여 필요시 사전에 수정해야 한다. 관세협정과 원산지 확인 등을 위해 작성되는 영사송장은 visaed invoice (송장에 영사서명), legalized invoice (송장과 선화증권에 영사서명), notarized invoice (송장상에 상공회의소와 영사의 서명)등의 조건을 이행해야 한다. 

해상화물운송 (sea waybill)은 선화증권과 달리 비유통성이라는 특징을 갖고 있어 단순한 화물수취증으로 무역에서는 사용빈도가 높지 않고 상업용이 아닌 이사화물에 주로 사용된다. 우편수취증 (post receipt)이나 우편발송증명서 (certificate of posting)을 매입서류로 요구하는 경우 문면에 접수인이 표시되어야 하며 발송장소와 일자가 표시 되어야 한다. 

매입서류에 DHL, FedEx 등 특송배달 영수증을 요구하면 수령증 문면에 배송업체명과 수취일자가 명시되어야 한다. 수취일자는 신속한 배달을 하는 특송의 성격상 선적, 또는 발송일자로 부터 간주된다. 특송이나 우편배달에서 수령증이 여러 건으로 발급 되더라도 발송지점이 일치하고 같은 일자에 접수인이 표시 되어 있으면 분할 선적으로 간주 되지는 않는다.